Vor einiger Zeit habe ich auf YouTube ein Video “Wie du mit E-Mail-Vorlagen ganz viel Zeit sparst” veröffentlicht. Dort zeige ich, wie du eine komplette Outlook E-Mail Vorlage inkl. Anlage usw. erstellst. Die Vorlage  hinterlegst du dann so, dass diese über einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Icon in der Taskleiste abrufbar ist.

Einen großen Nachteil dieser Methode haben meine YouTube-Abonnenten herausgefunden. Die dort eingesetzten “Platzhalter” wie beispielsweise [[Name]] im Text der E-Mail werden nicht durch z.B. den Nachnamen des Kunden/Interessenten ersetzt. Dies ist im Outlook einfach nicht möglich. 

Ich gebe zu, dass ich damals nicht daran gedacht habe. Mein Ziel war es mit [[Name]] nur die Stelle hervorzuheben, die später ersetzt werden muss. Es wäre sonst peinlich, wenn dort später ein falscher Name stehen würde.

Dies wurde in den Kommentaren und per Mail öfters nachgefragt, ob man diese Platzhalter [[Name]]  auch automatisch ersetzen lassen kann. Hier musste ich immer dieselbe Antwort geben: Mit Outlook funktioniert es leider nicht.

Es gibt aber mit Microsoft Power Automate eine super Möglichkeit, dieses Problem zu lösen. Genau das möchte ich dir in meinem neuesten Video zeigen. Dort zeige ich dir Schritt für Schritt,  wie du…

• … einen Flow in Microsoft Power Automate erstellst
• … diesen Flow mit einer SharePoint-Liste verknüpfst
• … Informationen aus der SharePoint-Liste in der E-Mail verwenden kannst 
• … diesen Flow aus einer SharePoint-Liste ausführen kannst

Solltest du Office 365 noch nicht einsetzen, dann kannst du hier eine kostenlose Testversion starten und dich von den Vorteilen überzeugen.