SharePoint-Listen sind eine großartige Möglichkeit, Informationen und Daten organisiert zu speichern. Doch wie bei jeder Datenbank kann es vorkommen, dass Listeneinträge veraltet oder erledigt sind und du sie aus der Liste entfernen möchtest, ohne sie endgültig zu löschen. In diesem Blog-Beitrag zeige ich dir, wie du mit Power Automate Listeneinträge in SharePoint automatisch archivieren kannst, um deine Listen übersichtlich und aufgeräumt zu halten. Um den Prozess noch besser zu verstehen, schau dir mein YouTube-Video an, das ich zu diesem Thema aufgenommen habe und am Anfang dieses Artikels verlinkt ist.
Schritt 1: Erstellen einer Archivliste mit Power Automate
Zuerst benötigst du eine separate Liste, in die die archivierten Einträge verschoben werden. Gehe dazu in SharePoint auf “Start”, “Neu” und wähle “Liste aus vorhandener Liste”. Wähle die Basisliste aus und gib der neuen Liste den Namen “Archiv”. Die Struktur der Basisliste wird übernommen, aber nicht die Inhalte.
Schritt 2: Power Automate nutzen, um den Archivierungsprozess zu automatisieren
Um den Archivierungsprozess in SharePoint zu automatisieren, verwende Power Automate. Wähle “Erstellen” und einen passenden Trigger, zum Beispiel “Wenn ein Element erstellt oder geändert wird”. Dieser Trigger reagiert auf Änderungen in der SharePoint-Liste.
Schritt 3: Überprüfen des Listeneintragsstatus
Füge eine Bedingung hinzu, um zu überprüfen, ob der Status des Listeneintrags auf “Archiv” geändert wurde. Wenn der Status auf “Archiv” geändert wurde, führe die nächsten Schritte aus.
Schritt 4: Erstellen eines neuen Elements in der Archivliste
Erstelle eine neue Aktion, um ein neues Element in der Archivliste zu erstellen. Dabei werden alle Felder des ursprünglichen Eintrags übernommen. Achte darauf, dass du die korrekten Verweise und IDs verwendest, insbesondere wenn es sich um Nachschlagelisten handelt.
Schritt 5: Löschen des ursprünglichen Elements aus der Basisliste mit Power Automate
Zum Schluss lösche das ursprüngliche Element aus der Basisliste. Erstelle dazu eine neue SharePoint-Aktion “Element löschen” und wähle die entsprechende Liste und die ID des ursprünglichen Elements.
Fazit:
Mit Power Automate kannst du den Archivierungsprozess von SharePoint-Listeneinträgen ganz einfach automatisieren. Dadurch bleibt deine Liste aufgeräumt und übersichtlich, während archivierte Einträge sicher in einer separaten Liste aufbewahrt werden. Probiere es selbst aus und optimiere deine SharePoint-Listenverwaltung!
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