Eine Geschichte von Veränderung und Erfolg
Stell dir vor, du könntest mit nur einem Klick die täglichen Herausforderungen an deiner Schule lösen. So begann die Reise der Beruflichen Schulen Gelnhausen in die digitale Ära. In diesem Kundenerfahrungsbericht nehmen wir dich mit auf eine spannende Reise durch die Umsetzung des “Elektronischen Laufzettels”. Du wirst erleben, wie eine Vision zur digitalen Transformation nicht nur realisiert wurde, sondern auch die Art und Weise, wie wir über Bildungsmanagement denken, revolutioniert hat.
Der Anfang: Ein Bedarf an Veränderung
Die Beruflichen Schulen Gelnhausen sind die größte berufliche Schule Hessens mit mehr als 3200 Schülerinnen und Schülern und über 200 Lehrkräften.
Entsprechend häufig müssen aufgrund von geplanten Abwesenheiten von Lehrkräften Meldungen an die Schulleitung zur Genehmigung von Abwesenheit und zur Regelung der Vertretungen, Aufsichten usw. erfolgen. Pro Woche sind zwischen ca. zehn und dreißig entsprechende Laufzettel von rund zwölf Beteiligten zu bearbeiten.
Wir standen vor einem Berg von Papierkram, der nicht nur unsere Zeit, sondern auch unsere Geduld verschlang.
Die Gründe für Abwesenheiten sind sehr vielfältig – und abhängig vom jeweiligen Grund sind verschiedene weitere Informationen erforderlich. Manche Antwortmöglichkeiten schließen sich gegenseitig aus. Hier kam es in der Vergangenheit häufig zu falsch ausgefüllten Laufzetteln, da dies nicht beachtet wurde.
Bisher wurden diese Laufzettel in Papierform eingereicht und schrittweise in den verschiedenen Genehmigungshierarchien bearbeitet (Abteilungsleitung, Schulleitung, usw.). Da sehr oft mehrere Abteilungen mit Regelungsbedarfen usw. betroffen sind erfolgte jeweils nach und nach ein Austausch zwischen den Beteiligten. Die Bearbeitungszeit wurde hierdurch erheblich verlängert, da häufig die Weitergabe an vier bis fünf weitere Personen erfolgen musste. Die notwendigen Regelungen konnten dann teils erst sehr kurzfristig erfolgen – und an die weiteren Beteiligten kommuniziert werden.
Eine Rückmeldung in Form einer Genehmigung an den Antragsteller erfolgte bisher nicht.
Die Vision: Ein Weg in die digitale Zukunft
Das Anforderungsprofil ergab sich aufgrund des bisherigen in Papierform vorliegenden Laufzettels. Es wurde anknüpfend an die jeweils gewählten Gründe eine dynamische Anzeige weiterführender Fragen gefordert, damit die zwingend notwendigen Informationen auch sicher eingeholt werden können. Gleiches galt für alternative Auswahlen, die sich gegenseitig ausschließen. Entsprechende unmögliche Kombinationen sollten technisch ausgeschlossen werden. Weiterhin wurde definiert, dass ein durch die Schule jeweils aktualisierbares Rollenkonzept zu hinterlegen ist, in dem auf jeder Genehmigungsebene die berechtigten Personen hinterlegt sind und entsprechend über vorliegende Anträge usw. informiert werden.
Unser Ziel war klar: Ein schlankes, digitales System, das nicht nur effizient, sondern auch intuitiv ist.
Über einen Zugang sollten Berechtigte Anträge samt ihres Status einsehen und bearbeiten können.
Die Antragstellenden sollten nach erfolgreichem Genehmigungsvorgang eine entsprechende Mitteilung erhalten.
Das Gesamtsystem soll gänzlich auf Ausdrucke verzichten. Sämtliche Anträge werden ausschließlich digital hinterlegt.
Die Umsetzung: Eine Reise voller Herausforderungen
Anhand der schulischen Vorgaben entwickelte die Firma G-NET (Damian Gorzkulla) auf Basis des Anforderungsprofils eine Anwendung „Elektronischer Laufzettel“, die auf Microsoft Power Apps basiert. Diese Anwendung ermöglicht sämtlichen in der Office 365 Umgebung der Schule angelegten Usern die Nutzung des Elektronischen Laufzettels.
Die Personen, die den jeweiligen Rollen zugewiesen sind, werden in einer Excel-Datei gepflegt, auf die nur die Schulleitung Zugriffsrechte besitzt.
Jede Herausforderung, die wir meisterten, brachte uns dem Ziel einer vollständig digitalisierten Verwaltung näher.
Die App ermöglicht auf der Genehmigungsebene der Abteilungsleitungen bis zu 10 parallel ablaufende Genehmigungsprozesse, die vollständig unabhängig voneinander ablaufen können. Ein Warten oder Weitergeben nach einer Genehmigung an weitere Abteilungsleitungen ist nicht erforderlich.
Nach vollständigem Ablauf sämtlicher notwendiger Genehmigungsprozesse in einer Genehmigungsebene erhalten die Personen in der nächsten Ebene per E-Mail die Information über einen zu genehmigenden Antrag.
Nach abschließender Genehmigung des Antrages erhält der Antragstellende ebenfalls eine entsprechende Information per E-Mail.
Die Ergebnisse: Mehr als nur zufriedenstellend
Die Implementierung erfolgte in sehr enger und sehr konstruktiver Abstimmung mit der Schule durch die Firma G-NET (Damian Gorzkulla) nach einem engen Zeitplan. Sämtliche Anforderungen wurden nach den Vorgaben implementiert. Zusätzliche Anforderungen oder sich ergebende Veränderungen (z. B. die Sortier- und Filterfunkton für die eingegangenen Anträge) wurden zeitnah und zuverlässig umgesetzt.
Ein erstes Rollout des Elektronischen Laufzettels in die Produktivphase musste leider abgebrochen werden, da der Test zwar in verschiedenen Rollen vorgenommen worden war, aber leider von ein und derselben Person. Somit wurden noch bestehende Probleme nicht bemerkt, die aber kurzfristig bis zu einem zweiten erfolgreichen Rollout behoben werden konnten.
Was wir erreicht haben, ist mehr als nur eine Lösung – es ist eine Transformation unserer Arbeitsweise.
Die Einführung des Elektronischen Laufzettels an den Beruflichen Schulen Gelnhausen wird von allen Beteiligten sehr gelobt. Gegenüber der Papierversion schätzen alle Nutzer die Vorteile wie Zeitersparnis, einfachere und klares Ausfüllen und eine Rückmeldung durch die Nutzung der App.
Als nachteilig erweist sich, dass die Nutzung auf mobilen Endgeräten aus Darstellungsgründen derzeit nur eingeschränkt möglich ist.
Rainer Flach
Schulleiter
Abschluss: Ein Blick in die Zukunft
Wir stehen erst am Anfang einer aufregenden Reise in die digitale Bildungswelt. Die Erfahrungen und Erfolge der Beruflichen Schulen Gelnhausen mit dem “Elektronischen Laufzettel” sind ein leuchtendes Beispiel dafür, was möglich ist, wenn wir den Mut haben, überholte Systeme zu hinterfragen und innovative Lösungen zu umarmen. Während wir diesen inspirierenden Fall betrachten, können wir uns nur fragen: Was kommt als Nächstes? Welche neuen Technologien und Prozesse werden in den nächsten Jahren unsere Schulen und Bildungseinrichtungen revolutionieren? Eines ist sicher: Die digitale Transformation ist ein unaufhaltsamer Trend, der nicht nur unseren Arbeitsalltag, sondern auch unsere Art zu lehren und zu lernen tiefgreifend verändert. Wir dürfen gespannt sein, welche neuen Kapitel in diesem Bereich in naher Zukunft geschrieben werden.
Lass uns deine Herausforderungen gemeinsam angehen
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