E-Mails schneller sortieren mit Regeln in Outlook
Guten Morgen und einen guten Start in die Woche! Hier ist dein regelmäßiger Montags-Tipp, der dir hilft, effizienter zu arbeiten. Heute zeigen wir dir, wie du in Outlook automatisch kategorisierte E-Mails mit Hilfe von Regeln sortieren kannst.
Regeln erstellen und anwenden
Eine besonders hilfreiche Funktion in Outlook ist das Erstellen von Regeln. Mit diesen kannst du eingehende E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschieben oder markieren lassen, wodurch du wertvolle Zeit sparst und den Überblick behältst.
- Öffne Outlook und wechsle zum Menü Start.
- Klicke auf Regeln und anschließend auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
- Im neuen Fenster klicke auf Neue Regel….
- Wähle im Abschnitt Regel ohne Vorlage erstellen die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen und klicke auf Weiter.
- Wähle die Bedingungen aus, die die Regel auslösen sollen (z.B. wenn die E-Mail vom Chef kommt).
- Lege anschließend die Aktion fest, die Outlook ausführen soll (z.B. in einen bestimmten Ordner verschieben).
- Klicke auf Fertig stellen und dann auf Übernehmen.
Beispiel
Nehmen wir an, du möchtest alle E-Mails von deiner Teamleiterin automatisch in einen Ordner namens Teamleiter verschieben. Mit den oben aufgeführten Schritten wählst du bei den Bedingungen aus, dass die E-Mail-Adresse deiner Teamleiterin angegeben wird. Als Aktion wählst du “In Ordner verschieben” und dann den Ordner Teamleiter. So behältst du alle wichtigen Nachrichten deines Teams im Blick!
Extra-Tipp
Du kannst Regeln auch kombinieren, um noch feinere Sortierungen vorzunehmen. Zum Beispiel könntest du zusätzlich festlegen, dass E-Mails mit dem Betreff “Dringend” eine besondere Kategorie erhalten.
“Mit der kleinen Helferlein ‘Regeln’ in Outlook bleibt mein Posteingang immer aufgeräumt und wichtige Infos gehen nicht mehr unter.” – Claudia, Marketing Managerin
Mit diesen einfachen Schritten erleichterst du dir den Wochenstart und behältst jederzeit den Überblick. Bleib gespannt, nächste Woche erwartet dich wieder ein wertvoller Tipp! Hab eine produktive Woche!
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