Vergessene Geburtstage im Team? Kein Problem! Mit Microsoft Power Automate kannst du einen automatisierten Geburtstags-Reminder erstellen, der sicherstellt, dass kein Kollege mehr ohne Glückwünsche bleibt. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine SharePoint-Liste für Geburtstage nutzt und einen Flow erstellst, der automatische E-Mails an das Geburtstagskind und alle anderen Teammitglieder sendet.
Zusätzlich kannst du am Ende des Artikels den fertigen Power Automate Flow kostenlos anfordern, um ihn direkt zu importieren und zu nutzen! 🎉
Warum eine Geburtstags-Erinnerung automatisieren?
Zeitersparnis: Keine manuelle Pflege von Kalendern oder Erinnerungen mehr.
Konsistenz: Niemand wird vergessen, da das System automatisch jeden Tag prüft.
Teamgeist stärken: Glückwünsche sorgen für ein angenehmes Arbeitsklima.
Einfache Umsetzung: Einmal eingerichtet, läuft alles vollautomatisch.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. SharePoint-Liste für Geburtstage anlegen
Der erste Schritt ist die Erstellung einer SharePoint-Liste, in der alle Mitarbeitenden mit Namen, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum gespeichert werden.
Benötigte Spalten:
Vorname (Textfeld)
Nachname (Textfeld)
E-Mail-Adresse (Textfeld)
Geburtsdatum (Datumsfeld)
Tipp: In SharePoint erhalten Spalten oft kryptische Namen wie „Field3“. Um den genauen Namen für Power Automate zu ermitteln, kannst du in den Listeneinstellungen den internen Spaltennamen nachsehen.
2. Power Automate Flow erstellen
Erstelle in Power Automate einen neuen geplanten Cloud-Flow, der jeden Tag um 8 Uhr morgens ausgeführt wird.
Flow-Logik:
Alle Mitarbeiter abrufen
Die SharePoint-Liste auslesen und alle Einträge mit Geburtstagen abrufen.
Prüfen, ob heute jemand Geburtstag hat
Mit der Funktion formatDateTime() das aktuelle Datum (Tag & Monat) mit dem Geburtsdatum vergleichen.
E-Mails versenden
Falls jemand Geburtstag hat, erhalten die Teammitglieder eine Erinnerung, den Kollegen zu beglückwünschen.
Das Geburtstagskind erhält eine Glückwunsch-E-Mail.
Hinweis: Falls ein Mitarbeiter heute Geburtstag hat, aber das Geburtsjahr unterschiedlich ist, kann Power Automate das Alter berechnen, indem es das aktuelle Jahr vom Geburtsjahr subtrahiert.
Technische Details des Flows
Hier ein Screenshot des Flows:
Variablen setzen: Der Flow initialisiert eine Variable, in der alle Geburtstagskinder gesammelt werden.
Array filtern: Hier wird aus der Liste der Personen nur die mit heutigem Geburtstag herausgefiltert.
E-Mail-Versand: Zwei verschiedene E-Mails werden versendet (eine für das Geburtstagskind, eine für die Teammitglieder).
Fehlervermeidung: Falls ein falscher Spaltenname verwendet wird, kann Power Automate keine Daten abrufen. Teste die Flow-Schritte einzeln, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Erweiterungsmöglichkeiten
Teams-Benachrichtigung: Statt nur per E-Mail kann der Flow auch eine Teams-Nachricht an die Kollegen senden.
Slack-Integration: Falls dein Unternehmen Slack nutzt, kann die Benachrichtigung dort erscheinen.
Personalisierte E-Mails: Füge eine dynamische Grußformel hinzu, die den Namen des Geburtstagskinds in die Betreffzeile einbindet.
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Fazit
Mit diesem Power Automate Flow kannst du Geburtstags-Erinnerungen in deinem Team vollautomatisch organisieren. Kein Geburtstag bleibt unbemerkt, und du sorgst für ein angenehmes Arbeitsklima ohne manuellen Aufwand. Falls du den Flow direkt nutzen möchtest, trage dich einfach ins Formular ein und probiere es aus!
Lass uns deine Herausforderungen gemeinsam angehen
Hast du den Artikel genossen und nützliche Tipps gefunden? Super! Aber falls du noch Fragen hast oder spezifische Herausforderungen in deinem Unternehmen angehen möchtest, bin ich hier, um zu helfen.
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