Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen Blogartikel, der sich ganz dem automatisierten Versand von personalisierten E-Mails widmet. Keine Sorge, wir verlassen uns nicht auf langweilige Werkzeuge wie Mailchimp oder ähnliches. Stattdessen nutzen wir die Kraft von Power Automate und SharePoint. Lass uns gleich loslegen!

Warum Power Automate und SharePoint?

Mithilfe von Power Automate und SharePoint kannst du E-Mails so personalisieren, dass deine Kontakte individuell und namentlich angesprochen werden. Das bedeutet, dass jede E-Mail, die verschickt wird, spezifische Platzhalter enthält, die automatisch ausgefüllt werden. Dies ist ideal für Kundennachverfolgung, Erinnerungen und vieles mehr.

Voraussetzungen

1. Eine SharePoint-Website mit zwei Listen: eine für Kontakte und eine für E-Mail-Vorlagen.
2. Ein Power Automate Plan.

Schritt 1: Erstellen der SharePoint-Listen

Um loszulegen, müssen wir zwei Listen in SharePoint erstellen – eine für die Kontakte und eine für die E-Mail-Vorlagen.

Kontakte-Liste

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse

E-Mail-Vorlagen-Liste

• Betreff
• Inhalt der E-Mail (mehrzeiliger Text mit Formatierungsmöglichkeiten)

Schritt 2: Power Automate Flow erstellen

Nachdem die Listen erstellt sind, bauen wir einen Flow in Power Automate, der unsere E-Mails automatisch verschickt.

Flow Einleitung

Erstelle einen neuen geplanten Cloud-Flow in Power Automate, der täglich um 10 Uhr ausgeführt wird. Nenn den Flow zum Beispiel “Video Mails versenden”.

SharePoint-Aktionen hinzufügen

Wir fügen nun zwei SharePoint-Aktionen hinzu: “Elemente abrufen” für die Kontakte und “Einzelnes Element abrufen” für die E-Mail-Vorlagen.

Schritt 3: Ersetzen von Platzhaltern mit echten Daten

Nun müssen wir die Platzhalter in den E-Mail-Vorlagen durch die echten Daten aus der Kontakte-Liste ersetzen. Dazu nutzen wir die Replace-Funktion in Power Automate.

Beispiel für die Replace-Funktion:

replace(triggerOutputs()?['body/Mail'], '[Vorname]', items('Apply_to_each')?['FirstName'])

Die Replace-Funktion ersetzt den Platzhalter [Vorname] in der E-Mail-Vorlage durch den tatsächlichen Vornamen aus der Kontakte-Liste.

Schritt 4: Testen und Anpassen

Speichere deinen Flow und führe ihn manuell aus, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Kontrolliere die empfangenen E-Mails und stell sicher, dass alle Platzhalter korrekt ersetzt wurden.

Zusätzlicher Mehrwert

Erweiterungsmöglichkeiten

Du kannst diesen Flow erweitern, indem du:

• Weitere Platzhalter einfügst, wie z.B. [Nachname], [Firma] usw.
• E-Mail-Vorlagen basierend auf bestimmten Bedingungen auswählst, z.B. basierend auf dem Anlass oder Datum.
• Externe Tools wie ChatGPT zur Generierung von E-Mail-Inhalten nutzt.

Tipps und Tricks

Hier einige praktische Tipps, um den Flow noch effizienter zu machen:

• Nutze die Filter-Funktion in Power Automate, um die Kontakte zu filtern und so die Performance zu verbessern.
• Experimentiere mit den verschiedenen Triggern und Aktionen in Power Automate, um deine Automatisierungen noch spezifischer zu gestalten.

Das war’s für heute. Ich hoffe, du hast viele nützliche Informationen aus diesem Artikel mitgenommen. Viel Erfolg beim Ausprobieren und bis zum nächsten Mal!